12 segredos de gestão de tempo

Uma excelente professora que tive no ensino secundário ensinou-me que, perante uma pergunta, devemos sempre ter um esquema de resposta escrito antes de começar. Analisar o que sabemos sobre um tema e organizar a estrutura da resposta não é perder tempo, mas ganhá-lo. Evita que percamos pontos por raciocínio pouco claro e que deixemos de dizer o que de facto sabemos. Esta ideia tão simples aplica-se a muita coisa na vida e no trabalho. Gerir o tempo passa sempre por planear e tomar notas. E escrever é sempre lembrar duas vezes.

O stress…mata

 

É um mal comum não saber o que fazer para optimizar o tempo no trabalho e na vida. A sensação de que a correria é constante e que, mesmo assim, deixamos tudo por fazer, assola a maioria, de tal forma é transversal esta questão. Quanto mais adiamos ou falhamos coisas, mais a panela da ansiedade vai enchendo, trazendo-nos maus resultados, frustração e muitas vezes doenças associadas que – essas sim – nos vão impedir de atingir objectivos profissionais e pessoais.

1- Use um programa de gestão de tarefas/calendário e/ou agenda em papel:  planear e assentar ideias é a base de toda a organização de trabalho e vida. Quer o faça online, quer na simples e eficaz agenda de papel – tem de o fazer de algum modo. A partir de determinada fase, já é muito difícil um profissional passar sem isto. Há muitos calendários e apps para telemóvel que se sincronizam com o calendário que usa no computador e terá uma agenda online sempre consigo. Se preferir o papel, experimente a agenda tradicional ou a técnica de organização do ‘diário por tópicos’ (o bullet journal), criado por um designer, e que apresenta bons resultados.

 

2- Priorize tarefas: uma das principais dificuldades das pessoas é distinguir o trigo do joio. Deve distinguir entre tarefas urgentes, tarefas importantes e tarefas acessórias/automáticas. Use sinais gráficos para as definir. Divida as tarefas maiores e mais importantes em partes. Faça pausas no trabalho para se mexer, respirar, hidratar e activar a circulação, o máximo a cada 2 horas. Vá hierarquizando prioridades. Estima-se que cinquenta por cento do seu tempo deve ser gasto em actividades, pensamentos e conversas que produzirão a maior parte dos seus resultados.

 

3- Descanse e faça exercício: se não dormir bem, para a maioria entre 7 e 8 horas, não vai trabalhar adequadamente e o seu desempenho e nível de atenção vai diminuir drasticamente ao longo do tempo. Por outro lado, o seu corpo não foi feito para estar parado. Planeie exercício físico e não falte – nem que seja ao fim de semana – e arranje estratégias para se energizar pelo movimento. Tente andar a pé todos os dias. Saia na paragem de metro anterior, dê a volta ao bairro e suba escadas em vez de ir de elevador. São estratégias possíveis quando tudo falha…Mas discipline-se. Não há outra maneira de manter o exercício. Escolha uma modalidade de que goste e será mais fácil. Se se exercitar conseguirá esvaziar a mente, ter mais saúde, pensamento mais claro e melhores ideias, levando-o a trabalhar melhor, gerir melhor o tempo e libertar o stress.

 

4- Organize o dia, a semana e o mês: perca…mas ganhe tempo a organizar o dia seguinte no final do expediente, antes de se deitar ou mesmo no início do próprio dia. Aqueles 15 minutos são como o esquema de resposta das perguntas dos exames de que falámos acima. Vão facilitar-lhe muito a vida e evitar que se esqueça de coisas fundamentais.

 

5- Delegue tarefas: aprenda a confiar nas pessoas com quem trabalha. Se tiver um regime de trabalho que o permita, tente discutir, partilhar e delegar tarefas. E seja realista…aprenda a dizer não. Dizer que sim só porque fica bem na empresa não o vai levar a lado nenhum no curto prazo. Ninguém quer tudo mal feito e à pressa…depressa e bem, não faz ninguém.

 

6- Desligue-se de redes sociais, e-mails e fuja de interrupções: é urgente desligar as notificações das redes sociais e e-mail nos horários que definimos para concentração em tarefas importantes ou urgentes. As ferramentas da era digital são uma boa ajuda em muita coisa, mas, parte delas, são responsáveis pela maior distracção, perda de foco e dificuldade de concentração, estando, aliás, a provocar alterações cerebrais que já estão a ser estudadas. Portanto, se o seu trabalho não depender disso, desligue-se e estabeleça horários de consulta das redes, em nome do seu tempo e prioridades. Se puder, tente isolar-se ou pedir que não o interrompam, em casa ou no escritório. Não atenda o telefone só porque está a tocar. Boa parte destas interrupções habituais podem esperar até à pausa do almoço, lanche ou fim de dia para serem atendidas.

 

7- Faça uma boa alimentação: mais uma ideia que parece ser lateral ao tema. Com a evolução da ciência sabemos que a falta de nutrientes base é crucial para a concentração e produtividade. É frequente ouvirmos casos de crianças cuja má nutrição – excesso de açucares, maus hidratos de carbono e gorduras – é responsável por picos de hiperactividade e concentração deficiente. Mas isso acontece aos adultos também. Planeie as suas refeições de forma saudável, leve comida para o trabalho se conseguir, não passe muitas horas em jejum para depois comer péssimos alimentos que estão à mão, na máquina do escritório, no cacifo do colega ou no café da esquina. Preocupe-se em levar pequenos lanches saudáveis e não coma bolachas e chocolates para enganar a fome. A sua gestão de trabalho e tempo melhorará.

 

8- Avalie a sua gestão, mas não se perca na culpa: se conseguir ter a tal agenda/calendário com boa organização, deve tentar ver ao fim de cada semana o que falhou e porquê. É uma forma de balizar as suas dificuldades e de arranjar estratégias para melhorar. Tudo no sentido positivo. Se for para se lamentar e deprimir…de nada adiantará. Foque-se em optimizar o que falhou e ao fim de uns tempos notará progressos.

 

9- Planeie as pausas, o lazer e saiba que nunca fará tudo: é essencial saber, diariamente, quando pode descansar um pouco, bem como e planear o fim de semana e demais tempos livres, sob pena de sentir que se esvai o tempo para fazer coisas que lhe dão gosto e que são fundamentais para o equilíbrio psicológico. É importante que este tempo, por pouco que seja, seja ‘de qualidade’ porque dele depende a sua boa gestão de tempo e prioridades no trabalho. Planeie tempo para se distrair do que está a fazer e invista em si.

 

10- Delegue e simplifique tarefas domésticas: tem de fazer uma gestão de casa, mas pense na gestão faseada de prioridades. Se for preciso pague pequenos serviços que lhe poupam muito tempo e não queira ser perfeito. Organize-se, mas peça ajuda, se puder. E se não puder fazer a sopa, é melhor comprar feita do que não comer.

 

11- Use recompensas com tempo e dinheiro: se vive um trabalho muito intenso de alto nível de concentração e bastantes sacrifícios pessoais, o melhor é mesmo desenvolver uma estratégia mental de recompensas. Como se fosse uma poupança por objectivos, defina a realização eficaz de tarefas e compense-se com tempo para si ou dinheiro/resultados que lhe permitem adquirir coisas ou experiências importantes. Seja o bilhete para um concerto, seja um mês de exercício, o casaco que lhe falta ou a poupança para as próximas férias.

 

12- Use os seus valores para definir prioridades: devemos pensar no nível micro e depois no nível macro. Ou seja: quando analisamos a forma como nos organizamos num dia, também devemos pensar no universo do ano. Quando tem dificuldade em perceber como gerir melhor o tempo, ou o que corre mal, pense no que é importante para si, a sua filosofia de vida, as pessoas com quem quer estar, os objectivos que tem no médio e longo prazo. Quando sabemos quem somos e para onde vamos é mais fácil decidir. Se vai fazer um esforço para estar mais com a família, ou se a sua prioridade para o ano é estudar ou viajar…mãos à obra. O tempo é um bem escasso e… não tem preço.

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