As melhores ferramentas para gerir projectos

Nas mais diversas áreas profissionais é frequente ter de gerir projectos complexos, trabalhosos, que envolvem muita gente e pormenores, onde é fácil perder o fio à meada. Mesmo que seja freelancer, precisará de organizar o seu trabalho com muitos clientes diferentes ou caso tenha/crie um negócio próprio é importante poder recorrer a ferramentas sem investir muito em softwares dispendiosos. A tecnologia está a dar-nos uma ajuda nisso, de forma prática e muitas vezes gratuita.

Exemplos para gestão de projectos:

TRELLO

Esta é provavelmente a mais popular das ferramentas digitais deste género, onde pode gerar uma conta gratuita de forma intuitiva em diversas plataformas web, iOS e Android. Está disponível online e permite a criação digital de projetos onde o utilizador pode criar, organizar e dar prioridade a tarefas, bem como partilhar informação com equipas. Dispõe de algumas ferramentas interessantes para que as equipas de projeto possam trabalhar de forma colaborativa. Visualmente, o interface é baseado num sistema de quadros coloridos e interactivos, colados num mural, como se fossem papéis coloridos onde habitualmente anotamos lembretes.

ASANA

O concorrente mais famoso do Trello, o Asana é muito utilizado por quem procura organizar tarefas e equipas, também com versões para Android e iOS. Em versões anteriores apresentava tarefas separadas em listas e grupos, mas recentemente inaugurou a função de boards, ou quadros, o que o torna equivalente ao Trello. É intuitivo e permite manter um bom fluxo de trabalho, com notificações e tutoriais.

WUNDERLIST

É uma das aplicações mais elogiadas dos últimos anos e mais um a competir com o Trello. Com versões para web, iOS, Windows Phone, Kindle, Apple Watch, macOS ou Android, o Wunderlist é uma lista de tarefas dinâmica e prática para toda e qualquer plataforma. Tal como no caso dos seus semelhantes, é possível organizar as tarefas em listas, designar pessoas e receber notificações sobre qualquer mudança ou nova informação inserida no sistema. Para fazer a diferença, a plataforma permite o uso de hashtags para elaborar listas, além de ações via e-mail.

JIRA

A plataforma Jira é uma das que mais tem evoluído e é uma das mais usadas em Portugal para gestão de projetos. Esta plataforma permite a gestão de vários projetos e comporta estruturas base tão reconhecidas como Kanban ou Scrum. Aqui os gestores podem facilmente criar gráficos e relatórios detalhados. Esta plataforma disponibiliza ainda APIs de integração com outras plataformas e tem também apps móveis.

BASECAMP

O Basecamp é mais uma plataforma para gestão de projetos e uma ferramenta de comunicação para equipas. A interface pode não ser tão elaborada face a outras, mas é acessível ao utilizador. Quem quiser experimentar gratuitamente esta plataforma poderá fazê-lo pelo período de 30 dias.

MICROSOFT PROJECT

O conhecido software da Microsoft é um dos mais antigos e mais populares que permite a gestão e planeamento de projetos, gestão de recursos e custos. O utilizador pode monitorizar o progresso das atividades e produzir relatórios detalhados. Os modelos incorporados e as ferramentas de agendamento simples, apoiam a produtividade de gestores de projetos e equipas.

TODOBOOK

O Todobook é uma extensão para o Chrome que funciona em conjunto com o Facebook. Substitui a linha do tempo da rede social por uma lista de tarefas, com marcações para que o utilizador as conclua. Como contras tem, por exemplo, o facto de não ser possível contar com uma equipa para as tarefas ou não poder definir horário. É mais indicado para quem trabalha sozinho e com tarefas simples ao longo do dia. A extensão é leve, rápida e não deixa espaço para distrações. Ideal para quem quer algo simples e que precisa de trabalhar com o Facebook ligado.

 

Outras ferramentas grátis:

WIX

O Wix é uma plataforma de criação de sites, à semelhança de outras, como o WordPress. Tem muitos modelos ao dispôr, com design para todos os gostos, alguns gratuitos e alguns pagos a preços módicos.

MAILCHIMP

É uma plataforma de email marketing grátis que permite a criação de campanhas e newsletters de forma fácil e muito na óptica do utilizador. Além do design, pode ainda criar e personalizar os seus próprios modelos e gerir os resultados das campanhas.

HOOTSUITE

É uma forma de gerir as redes sociais associadas aos negócios, já que nesta altura será quase impossível a qualquer empreendedor ter sucesso sem elas. O HootSuite permite ter numa só ferramenta os resultados e actualizações de todas as páginas que tem de gerir.

WORKFLOW

Esta é uma aplicação que permite a qualquer utilizador gerir uma empresa a partir do telemóvel. Esta app foi considerada uma das mais inovadoras de 2017 e é particularmente útil para gestão desse bem escasso que é o tempo e as prioridades – um dos calcanhares de aquiles das empresas. Permite criar um botão para qualquer tipo de atividade regular que tenha de realizar. Basta um simples clique para que a tarefa seja executada.

WAVE

Para facilitar a contabilidade do seu projecto, o Wave é eficaz porque permite fazer a facturação e gerir despesas e receitas.

TEAMVIEWER
Pode entrar gratuitamente em computadores à distância, com muita facilidade. Além do acesso remoto, também é possível iniciar reuniões com sócios.

DROPBOX
Salva arquivos numa base que pode ser vista a partir de qualquer lugar e tem capacidade para ficheiros muito pesados. É possível ter acesso a documentos, fotos ou vídeos por dispositivos diversos, além de partilhar arquivos com pessoas selecionadas.

EVERNOTE
Serve para fazer anotações, tirar fotos, criar listas de tarefas, digitalizar cartões de visita, gravar lembretes de voz e organizar todas informações num banco de dados acessível pelo computador, telemóvel ou no site oficial.

SKYPE
É excelente para empresas, sendo possível fazer chamadas de voz e de vídeo pela internet para outros utilizadores e, por essa via, organizar videoconferências com bastante qualidade. Também disponibiliza a função enviar mensagens e é possível criar grupos para conferências também por chat.

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